オンライン会議時のマナー

近年では数多くの企業がリモートワークを取り入れるようになりました。
リモートワークを取り入れるということは、個人で自宅などで仕事をするということです。
個人で仕事をするとなると、皆が集まって行う会議ができなくなってしまいます。
このような場合にはパソコンなどを個人が使いオンライン会議を開くことになるでしょう。
まだまだ慣れない人が多い為、マナーなどが浸透していないのが実情です。
失礼なことにならないようにする為にもマナーについて、しっかりと身につけることが大切です。
まず最初にスムーズに行えるようにする為にも、事前準備をしっかりと行うことが求められます。
パソコンと通信環境には問題がないかどうかを確認します。
会議の時間になり慌てて用意をしたら、アクセスできない、音声ができない、画面が映らないというトラブルが起こると困ってしまいます。
自分が困るだけではなく、その他の人にも迷惑をかけることになるため、事前準備は怠らないようにしましょう。
会議にふさわしい場所を選んだ上で、周辺環境はしっかりと整えておきます。
オンライン会議を行う場所は出来る限り静かな環境を整えることが重要です。
クリアな音で会話をしたいのであれば、ヘッドセットを使用することも有効な方法です。
顔がきちんと見えるように光の量を確保する必要があります。
逆光だと顔が暗くなり、場合によっては誰だか分からなくなってしまいます。
場所が悪く顔が暗くなってしまうのであれば顔に照明を当てるなど、できるだけ印象を明るいものにしましょう。
服装は通勤時と同じでなくても問題はありませんが、あまりにもラフすぎる格好はよくありません。
あくまでも仕事の時間にあたるため、パジャマやリラックスウェアなどは避けましょう。
清潔感のある身だしなみを心がけることが重要です。
そしていよいよオンライン会議を始めることになりますが、オンライン会議中のマナーとしては、オンラインならではの気遣いが大切です。
その一つ目が人に伝わる話し方を心がけることです。
自分が話をする場合にはゆっくりと、そしてはっきりと、大きめの声で相手の反応を見ながら話すことを心がけます。
返事をする時には一呼吸おくことを心がけましょう。
インターネット環境やマイクの性能によっても差がありますが、聞こえにくい、音が遅れて聞こえることもあります。
会議中にはしっかり前を向きカメラを見つめることを心がけます。
いつもよりもアクションをややオーバーにすることにより、相手に伝えたいことが伝わりやすくなります。
オンラインの場合にはリアルの会議よりも会話のタイミングが掴みにくいことから、一人で話をし続けるのではなく、時には譲り合うことも考えましょう。
相手の反応はモニターなので分かりにくいですが、自分が発言した後に不明な点はないか、大丈夫かなどと確認をすることも重要です。
そして会議に参加していることがわかるような聞き方を心がけます。
音声をオンにしたままであると、会議には関係のない音まで拾ってしまいます。
自分が話す時以外は基本的にはミュートにし、周囲の音が入らないように心がけましょう。
相槌は声が入ると会議を妨げてしまうため、頷くことで対応をします。
会議中には顔を前面に出した上で、積極的に参加している意志を伝えましょう。
他の人が話している時にはしっかりと聞き、相手が話し終わるのを待ってから発言することを心がけます。
このようにさまざまなマナーがあることがわかりますが、オンライン会議の場合には、自宅で行うことから気持ちが緩んでしまうことがあります。
あくまでも仕事であることを忘れずに、緊張感をもって臨むことが大切です。
緊張感がなくなってしまう場合には、あえてビジネス用のスーツを着用するなどの工夫も必要です。
様々な便利なアイテムがあるため、上手に使いこなしていくことが大切です。